Ajanhallinta ei välttämättä ihan niin hallussa

Kun sinun täytyy keskittyä jonkin asian tekemiseen, sanotaan vaikka toimintakertomuksen kirjoittamiseen, mikä on melko aikaa vievää, niin poista häiriötekijät; laita ovi kiinni, sulje puhelin, sulje sähköposti… Nämä hyvät ohjeet annetaan aina ajanhallintakursseilla ja ne voi lukea mistä tahansa oppaastakin.

No sitten kun palaat sieltä kurssilta intoa täynnä omiin tehtäviisi, niin aika nopeasti huomaatkin ohjeiden olevan erittäin toimivia teoriassa, mutta käytännön kanssa niillä ei ole mitään tekemistä. Kun johdat terveydenhuollon organisaatiota, niin ihan ykköstehtävänähän on varmistaa se, että resurssointi on riittävä. Kun henkilökuntaa on noin 300, niin siihen joukkoon mahtuu sairausloman pätkä jos toinenkin, nämä poissaolot eivät myöskään ole aina kovinkaan paljon etukäteen tiedossa, vaan voivat tapahtua myös kesken työpäivän. Tämä johtaa siis siihen, että puhelin ei voi olla kiinni eikä myöskään se ovi, sillä sinun on oltava jatkuvasti saavutettavissa, jotta pystyt hankkimaan sijaisia. Ja sitten pienemmässä organisaatiossa, johon sijaisia on vaikeampi saada, menet itse sinne hoitotyöhön. Siinä sitten hampaiden paikkauksen tai haavan puhdistuksen lomassa onkin helppo miettiä, mitä siihen toimintakertomukseen oikein kasaisi.

Sitten oli vielä tuo sähköpostin sulkeminen. No se kyllä periaatteessa toimisi, paitsi että siellä sähköpostissa on kaikki tieto, mitä tarvitset, koska et koskaan ehdi edes ajattelemaan niiden liitteiden tallentamista johonkin tiedostoon, koska muistat paremmin, että sen tiedon välinehuollon kustannuksista lähetti Maija viime tammikuussa (vai oliko se helmikuussa vai oliko se muuten edes tänä vuonna…), niin Outlookin hakutoiminnolla se löytyy nopeammin, kuin mistään tiedostokansioviidakosta. Paitsi, että ei oikeasti.

Koettu on tämä kaikki, ei ollut aika hallussa, ihan naurattaa näin jälkikäteen, miten hölmösti toimin, vaikka tuolloin oli fiilis, että on jollain survival campilla ja tulee sieltä ulos ihan voittajana, tosin se toimintakertomus kirjoittamatta. En tainnut ehtiä kirjoittamaan yhtäkään, mutta tiedostokansion kyllä loin jo niille.

No nyt kun on ollut aikaa mietiskellä mennyttä, niin miten sitä aikaa olisi voinut hallita. Muutamia ajatuksia:

  1. Mieti päivääsi kuuluvat rutiinit ja tee ne, älä jätä niitä seuraavaan päivään. Voin kertoa, että seuraavana päivänä jo kaksinkertaisen työmäärän suorittaminen tuntuu sellaiselta haasteelta, että sen lykkää tuonnemmaksi, kunnes sinulla on viiden päivän rutiinit suoritettavana. Toki, sitten kun sen suman olet selvittänyt, niin voikin itsensä palkita viinilasillisella, mutta se selvitystyö onkin aiheuttanut sitten toisaalle monta tekemätöntä tehtävää ja sen tajutessasi alkaa henki salpautua.
  2. Älä oikeasti vastaa KYLLÄ kaikkiin ehdotuksiin. On tosi siistiä päästä uusiin juttuihin mukaan ja verkostoitua aina vain uusien ihmisten kanssa, mutta on kuitenkin järkevämpää hoitaa ne jo olemassa olevat tehtävät kunnolla pois alta, kuin ehdoin tahdoin haalia itselleen lisää ja lisää, jotta näyttäisit tehokkaalta ja aikaansaavalta. Koska oikeasti, kun sinua seuraa, niin näytät järkesi menettäneeltä. Kukaan muu, kuin sinä itse ei tiedä selviätkö tehtävistäsi oikeasti, joten sinulle ehdotetaan jatkuvasti kaikenlaisia lisätehtäviä. Jos sinulla kuitenkin on jo riittävästi, sano reippaasti “ei kiitos, tätä en pysty hoitamaan”, ei siitä kukaan suutu. Ja jos suuttuu, niin jätä se omaan arvoonsa. Tiedän, että on vaikeaa opetella sanomaan EI. On paljon helpompaa miellyttää muita vastaamalla KYLLÄ ja sitten yrittää miettiä, miten itse tilanteesta selviää. Useimmiten selvisin, mutta pää siinä alkoi pikkuhiljtaa hajoamaan, pidä sinä siis itsestäsi huolta tässäkin asiassa.
  3. Luo oikeasti selkeitä tiedostokansioita ja alakansioita, joihin tallennat välittömästi sähköpostiin tulevat tärkeät dokumentit eli sellaiset, joita tiedät tarvitsevasi myöhemmin.. Pyri nimeämään kansiot siten, että vielä seuraavanakin päivänä ymmärrät, mitä ne sisältävät. Esimerkiksi “Välinehuollon kustannukset” EI “Maijan posti”. Kiireessä nimittäin käy helposti niin, että nimeää sen sillä hetkellä omasta mielestään hyvällä tavalla, mutta seuraavana päivänä tiedostoa ei enää löydä. Tämä on sama ilmiö kuin kotona, kun piilotat passin niin hyvään paikkaan, että sitä eivät mahdolliset murtovarkaat löydä, ikinä, etkä sitten löydä itsekään siinä vaiheessa, kun lento lomalle on seuraavana päivänä.
  4. Ota välillä rennosti. Työnantajasikin hyötyy oikeasti siitä, että joskus kahvitaukosi venyy tunnin mittaiseksi. Työssä pitää olla myös hauskaa, ja mikään ei paranna maailmaa paremmin ja lisää jaksamistasi, kuin kahviporukan keskinäinen huono huumori. Anna itsellesi lupa olla joinakin päivinä vähemmän tuottelias kuin toisina, se on inhimillistä.
  5. Järkeistä palaverikäytännöt. Kun järjestät itse kokouksen, pidä huolta, että sillä tapaamisella on agenda ja siinä pysytään eikä varattu aika ylity. Kun saat kutsuja kokouksiin ja niitä tulee päällekkäin, karsi reippaasti kalenterista pois ainakin ne, joista ei ole esityslistaa tai jonka et koe mitenkään liittyvän sinuun tehtäviisi. Älä siis juokse kokouksissa vain sitä varten, että joku on sen järjestänyt. Kerran olin tilanteessa, jossa minulla oli neljä kokousta peräkkäin, kaikki samassa tilassa. Minä istuin kuusi tuntia paikallani ja ihmiset vaihtuivat ympärilläni ja myös kokouksen aihe. Niistä kokouksista minulle ei jäänyt mieleen muuta kuin se, mitä edellisessä lauseessa kerroin. Toivottavasti sentään joku koki, että vaikutin johonkin siellä pönöttäessäni.

On niitä varmaan lisääkin ohjeita, nämä nyt kuitenkin tulivat päällimmäisenä mieleen, kun omaa touhuamistani mietiskelin.  

Ja ihminen on siitä kummallinen otus, kun se ei opi kerrasta. Itse olen tosiaan kerran käynyt läpi nämä samat asiat ja sitten lähtenyt toiseen työhön, koska en löytänyt enää tapaa työskennellä itselleni terveellisellä tavalla. Sitten löysin itseni toisesta tehtävästä toistamassa näitä täysin samoja virheitä. Ja oli muuten aika lähellä, etten yrittäjänä hypännyt heti samanlaiselle ladulle. Kaveri sanoi lohduttaen, että “Suvi, et sinä luonteellesi mitään mahda, tuollainen sinne tänne sinkoilija olet aina ollut ja kaikkea on sinun aina tarvinnut yrittää.” Kyllä nyt kuitenkin kaikkeni yritän sen suhteen, että jatkossa pystyn erottamaan työn ja vapaa-ajan halutessani toisistaan ja työn saan hoidettua hyvin ja tehtäviin on aikaa keskittyä. Toivon, että sinullakin on se taito tai ainakin aloitat nyt viimeistään opettelemaan siihen.

Totta se on, paremmin jaksaa, kun syö hyvin

Alla on viisi elementtiä, joiden tulisi olla tasapainossa, jotta elämä sujuu suht koht luonnikkaasti. Nämä vaikuttavat kaikki toisiinsa ja jos jossakin niistä vähän niin kuin mättää, niin kokonaisuus horjuu.

Avaan hiukan:

Ravinto. Syöt vähän sitä sun tätä, ravinto sisältää liikaa energiaa suhteessa kulutukseesi, se on ehkä mautonta tai voi olla tosi hyvääkin, mutta ravintoköyhää. Tai syöt omasta mielestäsi todella vähän, mutta totuus on se, että ahmit sitten kauppareissulla suklaapatukoita ja illalla on kolme iltapalaa. Tai sitten syöt oikeasti liian vähän, jolloin kehosi ei saa tarpeeksi energiaa toimiakseen tehokkaasti.

Tällä on vaikutus siihen, että et jaksa liikkua.

Liikunta. Ihminen on luotu liikkumaan, jos emme liiku, keho voi huonosti. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että jokaisen on käytävä kolme kertaa viikossa Body pumpissa tai Circuitissa vai mitä kaikkia niitä nyt onkaan. Liikunnan tulee olla itselle mielekästä, sellaista, että liikkumaan tulee oikeasti lähdettyä. Ei siis ole väliä, onko se pyöräilyä, Zumbaa vai metsäkävelyä, tärkeintä on se, että saat liikettä. Näin kuluu energiaa ja keho on valmis unta varten. Itse inhoan ryhmäliikuntatunteja, kävin niissä, koska muutkin kävivät, mutta sittent ajusin, että oloni oli paljon mukavampi yksin lenkillä. Liikuntasuorituksen miellyttävyys vaikuttaa suuresti motivaatioon tehdä jotain.

Uni. Me tarvitsemme unta 7-8 tuntia vuorokaudessa. Joku kertoo pärjäävänsä viidellä, mutta oikeasti keho ei ehdi palautua siinä ajassa. Jos unta on liian vähän, ihminen on sekava, muistihäiriöinen ja keskittymiskyvytön. Jos ei nuku hyvin, ei jaksa pitää huolta elämänhallinnastaan.

Kuulin kerran yöllä, kun työpuhelimeen tuli viesti. Päätin, että en nouse, katson vasta aamulla. En kuitenkaan saanut enää kunnolla unta, kun mietin, mitä on tapahtunut, että yöllä minulle viestitellään, onko joku pois, sattunnut onnettomuus vai onkohan yksikössäni tulipalo. Kun sitten viimein annoin itselleni luvan nousta ja katsoa puhelinta, niin siellä ei edes ollut viestiä, vaan olin nähnyt unta viestin saapumisesta. Tällaiseen tilanteeseen en soisi kenenkään päätyvän, älä päivystä öisin, ei sinusta kuitenkaan ole hyötyä sen tulipalon sammuttamisessa, hoidat sitten aamulla tarvittavat asiat.

Elämänhallinta. Pidä huolta jaksamisestasi, jotta sinulla on olo, että kaikki hallussasi olevat narut myös pysyvät hallussasi niin työelämässä kuin vapaa-ajallakin. Jaksamisesta pidät huolta hyvällä ja riittävällä unella, liikunnalla ja terveellisellä, monipuolisella ja maukkaalla ruoalla. Jos tarvitset tässä apua, hae sitä, älä yritä selvitä yksin, jos sinulla ei tunnu olevan siihen mahdollisuuksia. Puhu ystävillesi, puolisollesi, koirallesi, työterveyshuollolle…

Asenne. Suhtaudu rennosti hyvinvointisi edistämiseen. Älä piinaa ja arvostele itseäsi. Alitajunnalla on hassu tapa oppia toistamaan sitä, mitä kerrot itsellesi. Jos siis jatkuvasti kerrot itsellesi epäonnistuneesi ja lipsuneesi lupauksistasi ja tavoitteistasi, alat oikeasti uskomaan siihen. Sen sijaan seiso peilin edessä ja kerro, miten hyvältä näytät ja miten hyvä tyyppi oiken oletkaan. Älä tartu “lipsumisiin” vaan nauti sitten siitä kermakakun palasta, mutta palaa normaaliin syömiseen sen jälkeen. Ole itsesi paras ystävä.

Ja nämä elementit voi pyöräyttää myös toisin päin: Jos asenteesi on tarpeeksi rento, jaksat asennoitua työssä ja yksityiselämässä kohtaamiisi haasteisiin kevyemmin. Elämänhallintasi on paremmin kasassa ja nukut hyvin. Sinulla on tuolloin enemmän energiaa liikuntaharrastuksellesi ja jaksat keskittyä paremmin myös syömäsi ruoan laatuun.

Minulla nämä kaikki olivat ihan pielessä ja vaikutukset olivat kyllä ihan selkeästi esillä, vaikka en niitä silloin nähnytkään. Koska aloin menettää työn hallintaa, väsyin siinä. Väsyin myös vapaa-ajalla ja olin kärttyisä kaikkia, idioottimaisesti myös itseäni kohtaan. Yritin tiukasti pitää kiinni, jostain ihmeellisistä säännöistä ja ajatuksista, joilla ei ollut päätä eikä häntää. Nukuin huonosti, liikuntaa harrastin jääkaapin ja sohvan välillä, joskus liikuin autolla pizzeriaan. Syömäni ruoka oli mitä oli, lounaaksi saattoi olla suklaapatukka ja kahvi ja olin kovin tyrmistynyt itselleni, että vain lihoin. En ollenkaan muistanut syöneeni sitä pizzaa tai käyneeni kiinalaisessa ravintolassa. Voin siis sanoa, että tiedän mistä puhun, tämä kaikki perustuu omakohtaiseen kokemukseen. Pidä sinä näistä huolta, minäkin olen kantapään kautta oppinut ja tulen korjailemaan jälkiä vielä jonkin aikaa,

Rennolla otteella, omalla tavalla terveyttä ja hyvinvointia kohti!

Yhdessä tekemällä enemmän aikaiseksi

“Great things in business are never done by one person. They’re done by a team of people.”  

                                                                                                                             -Steve Jobs-

Juu, totta se on, ei Stevekään ihan yksinään Applea nostanut maailman huipulle, kyllä sellaiseen toimintaan tarvitaan muutama muukin. Jotta siis yleensä työssään onnistuu, on verkostoiduttava. Tämä koskee työtä kuin työtä, mutta toisia enemmän ja toisia vähemmän. Esimies, tiiminvetäjä, leaderi, miksi sinua sitten kutsutaankaan, niin sinun kohdallasi verkostoituminen on ehdoton edellytys työssä onnistumiselle.

Verkostoitumalla vaikutat luonnollisesti omaan uraasi ja hyvinvointiisi, luot itsellesi mahdollisuuksia kehittää osaamistasi ja työkokemustasi aina eteenpäin.

Mutta harvemmin ajatellaan, että tehokas verkostoitumisesi on hyödyksi tietenkin myös organisaatiolle, jossa työskentelet.

Ajatellaan ihan yksinkertainen esimerkki: sinulle on niin sanotusti nakki napsahtanut ja olet päässyt koulutuksia suunnittelevan työryhmän jäseneksi, onnittelut tästä. Olisi tarkoitus pitää puolen päivän sisäinen koulutus ja saada siihen pari ulkopuolista luennoitsijaa, sillä viimeiset kahdeksan kertaa koulutuspäivässä ovat esiintyneet, esimiehesi, kaveri, jonka kanssa jaat työhuoneesi ja sinä, vuorotellen ja yhtäaikaa, eri aiheista ja samoistakin. Koska sinä olet tehokkaasti verkostoitunut, laitat sähköpostia muihin organisaatioihin tutuillesi ja puolitutuillesi, ja homma on hoidettu. Äärettömän simppeli esimerkki, mutta sinä pidit verkostoosi yhteyttä ja jäit jälleen mieleen, organisaatiosi hyötyi ulkopuolisten mielenkiintoisista luennoista, jotka sisälsivät uutta näkökulmaa ja luennoitsijat saivat uusia kuulijoita sekä tietenkin rahaa. Win-win-win. (Edellinen esimerkki on muuten ihan oikeasta elämästä, hieman karrikoituna)

Ja nyt huomionarvoista on se, että tosiaan kaikki voittivat. Verkostoituminen ja sen hyödyntäminen ei tarkoita toisten hyväksikäyttöä vain omaksi parhaaksi. Siinä on melko äkkiä, huomaamattaan ilman verkostoa, joten älä sille polulle lähde.

Sinulla on oikeasti myös mahdollisuus verkostoitua jatkuvasti, niin käytä sitä hyödyksesi. Missään tilanteessa ei kannata ajatella, että ei täällä ole mitään hyötyä ihmisiä tavata tai kenenkään kanssa jutella. Itselleni on monesti käynyt niin, että olen lähtenyt selvittämään asioita pitkän kaavan mukaan Googlen ja kirjaston avulla, kunnes olen äkkiä tajunnut, että tieto on puhelinsoiton päässä, sillä Herra K., jonka viime viikolla tapasin tyttären harrastuksen vanhempainillassa on tämän alan asiantuntija.

Muista hyödyntää myös some! Välttämättä ei ihmisiä tarvitse aina henkilökohtaisesti tavata. LinkedIn esimerkiksi, on loistava kanava löytää henkilöitä, jotka työskentelevät samanlaisissa tehtävissä, kuin sinä tai samankaltaisissa organisaatioissa, samalla alalla. www.linkedin.com

Facebook-ryhmät toimivat yhtä tehokkaasti, voit tehdä vaikka oman ryhmän. Äläkä unohda Twitteriä, siellä voit julkaista mielipiteesi ja uutisia tai sitten vain pysyä ajan tasalla. Somessa pystyt siis osallistumaan keskusteluihin, tuomaan omia mielipiteitäsi esille ja jakamaan sinulle merkityksellistä tietoa, josta varmasti on hyötyä jollekin toiselle ja luonnollisesti myös saamaan itse sellaista tietoa, mitä voit työssäsi ja vapaa-ajallasi hyödyntää.

Alussa mainitsin, että verkostoituminen lisää myös työhyvinvointia. Jos sinulla on työpaikallasi tiivis tukiverkosto, jossa pystytte yhdessä käsittelemään työpaikan ilot ja surut, se auttaa sinua jaksamaan työssäsi ja löytämään voimavaroja oman työsi kehittämiselle. Lisäksi, jos sinulla on verkosto, jossa saat apua työtehtäviesi hoitamiseen sujuvasti, niin kyllä sillä on suora vaikutus työssä jaksamiselle. Muista aina töissä, että et ole yksin. Isommissa organisaatioissa on muita esimiehiä samassa yksikössä, pienemmissä on muiden yksiköiden samankaltaisissa tehtävissä olevia esimiehiä ja yksinyrittäjiä ajatellen on muitakin yksinyrittäjiä.

Asioita kun pohtii yhdessä, ne saavat useimmiten oikeanlaiset mittasuhteet, yksin pohtiessa varsinkin ongelmilla on tapana kasvaa huomattavan suuriksi. Yllä olevassa kuvassa pohdintaa on todennäköisesti auttanut viinilasillinen tai ehkä kaksikin, ei huono apu aina joskus.

On myös todella helpottavaa huomata, että ongelmat ja haasteet ovat samankaltaisia yksiköstä tai jopa alasta huolimatta. Muistan kun itse suoritin JET-tutkintoa ja ryhmässä olivat kaikki eri alojen edustajia: pankkimaailma, vakuutusyhtiö, kukkakauppaketju, seurakunta jne. Kun kahvitauolla ja lounaalla kävimme läpi omia tehtäviämme ja niissä kokemiamme ongelmia ja onnistumisia, niin oli ilahduttavaa tosiaan huomata, että en ollutkaan yksin. Lisäksi koin, että ulkopuolisen mielipide ja tapa kohdata tuo sama asia saattoi olla täysin erilainen, kuin minun. Nuo uudet näkökulmat auttoivat minua ratkaisujen tekemisessä.

Yhteenvetona siis:

  1. Verkostoidu
  2. Käytä eri kanavia verkostoitumiseen
  3. Pidä huolta tiimistäsi
  4. Rakenna itsellesi tarvittaessa tiimi,  esim yksinyrittäjä, ota yhteyttä muihin saman alan yrittäjiin
  5. Pidä kontaktia verkostoosi, ole aktiivinen

Yhdessä tekemällä onnistuu aina parhaiten!