Pidä työntekijöistä huolta

Sanotaan, että kuka vain oppii johtajaksi. Minä sanon, että kuka vain voi olla johtaja, mutta kenen tahansa ei pitäisi olla, kaikki eivät opi. Vähän niin kuin äidit ja isät: moni voi olla, kaikki eivät halua olla ja joidenkin ei pitäisi olla.

Aikaisemminkin olen maininnut siitä, että monesti johtajaksi päätyy henkilö, joka siihen ei välttämättä ole halunnut. Usein, kun työnsä hoitaa hyvin, pääsee täydennyskoulutuksiin, jotta oppii tekemään hommansa vielä paremmin. Sitten kun taidot ovat karttuneet, niin urallaan pääsee eteenpäin ja pian saattaa olla tilanteessa, että onkin johtamassa ihmisiä, jotka tekevät sitä työtä, jota itse oli jokin aika sitten tekemässä. Joillekin hyvä, mutta monelle ei. Tilanne on täysin uusi ja saattaa olla myös ahdistava ja pahinta on se, että täydennyskoulutus loppui juuri siihen. Voin rehellisesti sanoa, että ihan hirveä paikka. Olet ollut porukassa, jonka kanssa viime kuussa kahvittelit ja arvostelit johtoryhmän älykääpiömäisiä päätöksiä eikä sinua kiinnostanut muiden tekemiset. Nyt äkisti sinun pitäisi antaa rakentavaa palautetta samassa porukassa olleelle henkilölle, joka voi omasta mielestään tulla töihin milloin haluaa. Kyllä siinä on tosi yksin ja eksyksissä.

Sitten on sellaisia henkilöitä, jotka omasta mielestään ovat taitavampia ja ainutlaatuisempia kuin muut ja erityisesti haluavat olla johtajia. Näillä henkilöillä johtajan ominaisuuksia on usein vain omasta mielestään. Valitettavan monessa organisaatiossa, varsinkin julkisissa, nämä henkilöt pääsevät eteenpäin, koska joko pitävät niin suurta ääntä itsestään tai, mikä on surullisempi vaihtoehto, ei ole valinnan varaa.

Oli miten oli, niin johtajan tulee ottaa huomioon se, että johtajana työskennellään niiden ihmisten hyväksi, jotka tekevät organisaatiossa työtä. Johtajalle asiakas ei ole tärkein, vaan työntekijä, joka huolehtii asiakkaasta. Kun työntekijä voi hyvin, hän pitää huolen siitä, että asiakas saa parasta palvelua. Olen ollut työpaikassa, jossa mitään virheitä ei sallittu eikä onnistumisia huomattu, itse hurrasin välillä itselleni. Pahinta oli toiminta silloin, kun joku teki virheen. Siitä huomautettiin työkavereiden, mutta mikä ikävintä, jopa asiakkaiden edessä. Motivaatio työskennellä tuossa organisaatiossa oli miinus miljoona enkä ikinä odottanut mitään niin paljon, kuin työvuoron päättymistä. Toivoin myös asiakkaiden ymmärtävän, että olisi muitakin saman palvelun tarjoajia, enkä kiellä, taisin siitä joskus vihjatakin.

Seuraavaksi aloitin työpaikassa, jossa minun esimieheni esimies saattoi soittaa minulle kesken päivän ja kysyä, onko minulla kaikki hyvin ja olenko saanut tarvittavat resurssit toiminnan pyörittämiseen. Ilmapiiri oli sellainen, että kukaan ei tehnyt virheitä, vaan homma ei sillä kertaa onnistunut, koko tiimi käsitteli asian; mitä oli tapahtunut ja sitten kokeiltiin uudestaan. Opin tuossa paikassa paljon.

Organisaatiossa tuli kuitenkin henkilöstömuutoksia ja se alkoi muistuttaa edellistä paikkaani, joten lähdin pois.

 

 

Johtajan yksi tärkeimmistä ominaisuuksista on empaattisuus. Tämä ei tarkoita sitä, että pitää purskahtaa itkuun aina kun kuule uutisissa Afrikan nälänhädästä. Empatia on sitä, että ymmärtää ihmisten olevan erilaisia ja että tilanteisiin vaikuttavat myös eri taustatekijät. Esimerkiksi et ole huomioinut kaikkia resursseja ja vaikka pari vastaanottohuonetta on jäänyt ilman työntekijää. Esimiehesi tulee ovenkarmit kaulassa huoneeseesi, huutaen, että kyllä pitää ymmärtää laskea kapasiteetti ja niin päin pois. Kertoo vielä muutaman muunkin esimerkin, missä olet epäonnistunut ja katsoo vielä aiheelliseksi ilmoittaa, että olet sosiaalisesti lahjaton paska. Ei kauheasti motivoi tehdä työtänsä paremmin.

Empaattisena johtajana toteaisit asian ja kysyisit: “Mistä tämä johtuu, onko sinulla kaikki hyvin?” Koska et voi tietää, mitä on taustalla. Sanotaan, että töissä ollaan töissä ja henkilökohtaiset asiat eivät saa vaikuttaa. Tämä on toisaalta totta, mutta käytännössä aika vaikeaa. Muista, että voi jopa helpottaa työntekijän oloa jo pelkkä kysyminen, vaikka hän ei haluaisikaan asiasta puhua ja työn suorittaminen sujuu jo paljon paremmin. Olit kiinnostunut hänestä.

Mieti tilannetta myös ihan toisessa tilanteessa: Kaupan kassalla nainen alkaa huutaa sinulle, kun et ole laittanut seuraava asiakas -palikkaa ostostesi jälkeen, koska se on yksi tärkeimmistä hyvän käytöksen toimintamalleista, mitä meille suomalaisille on opetettu ja sitä ei kenenkään tulisi unohtaa. Ehkä tällä huutajalla on avioero meneillään, huoltajuuskiistaa tai valtava velkataakka, jolloin energiaa toimia korrektisti ei enää riitä. Toinen vaihtoehto on, että hän on kusipää. Mutta asia on niin, että sinähän et tiedä kummasta on kyse. Toimi ymmärtävästi oli tilanne mikä oli. Eli älä huuda takaisin, laita se palikka ja hymyile. Jos toisella on paha olo, hymy tuntuu hyvältä. Mutta jos toinen on paskiainen, niin väläyttämäsi hymy ärsyttää vielä enemmän ja siitä sitten sinäkin saat hyvän mielen.

Henkilöstöesimiehenä tai minkälaisena tahansa esimiehenä, muista seuraavat:

  1. Keskity työntekijöihin. Älä keskustele kenenkään kanssa samalla kännykkää vilkuillen tai pidä kehityskeskustelua kasvot tietokoneen ruudussa kiinni
  2. Mieti aina, että keskustelukumppanisi käyttäytymisen taustalla voi olla jotain muuta, miltä näyttää.
  3. Salli se, että työntekoon vaikuttaa aina välillä henkilön muukin elämä.
  4. Kysele ja keskustele, ole kiinnostunut ihmisistä. Ja ymmärrä, että uteliaisuus on eri asia.
  5. Ja ihan vapaasti voit tervehtiä ja kysellä kuulumisia niiltäkin työntekijöiltä, joita henkilöstöhallinnon tietojärjestelmässä ei ole määritelty juuri sinun alaisiksesi.

Pidetään huolta toisistamme ja käyttäydytään hyvin!

Muutoksen halinta

Ei, otsikossa ei ole kirjoitusvirhettä.

Minä olen sitä ärsyttävää ihmislajia, jonka mielestä asiat voi aina tehdä paremmin ja jopa eri tavalla. En pidä rutiineista suuressa määrin, kyllästyn. Esimerkiksi en kykene ymmärtämään kotielämässä sitä, että viikkosiivous pitää tehdä aina lauantaina aamupäivällä, miksei sitä tehdä silloin kun on sotkuista, ihan villisti vaikka torstaina? Tai töissä, miksi työtehtävä, johon kuuluu vaikka excel-taulukoiden täyttämistä, pitää tehdä tietyssä huoneessa, tietyn pöydän ääressä? Tai miksi terveyden edistämistä pitää veivata niiden samojen satujen tai esitysten avulla, jotka lasten vanhemmatkin ovat nähneet ja kuulleet? Siitä muuten muistankin tapauksen, kun itse kysyin, taisi olla vuonna 2002, että saanko tehdä uuden esityksen äitiysneuvolan tilaisuuteen, kun mielestäni diasarja vuodelta -81 oli jo vähän vanhentunut. Sain luvan. Työskentelin tuolloin uudistusmielisessä yksikössä, jossa ei pelätty muutosta, tosin se herätti kyllä vähän kummastusta.

Muutos voi tuntua myös kamalalta ja onhan niitä oikeasti kamalia muutoksia, mutta keskityn tässä nyt ihan normaaleihin toimintatapojen vaihteluihin.

Onhan se mukavampaa, kun tietää joka hetki, mitä tekee ja mitä tapahtuu. Rutiinit ja muuttumaton työympäristö tuovat turvaa. Jos jotain lähdetään tekemään eri tavalla, nousee heti pelko, että ehkä minua ei enää tarvitakaan. Ja sehän voi olla totta, kaikkiin työtehtäviin ei tarvita enää henkilökuntaa.

Siihen liittyvän pelon ja epävarmuuden minä ymmärrän. Mutta sitten, kun hermostutaan kahvinkeittimen paikan vaihdosta tai kun henkilökunnan pitää jatkossa istua taukonsa siihen suunnitellussa tilassa eikä arkistohuoneessa tai että joku siirsi jouluvaloja, niin ymmärrykseni ei riitä alkuunkaan. Edellä mainitut tapaukset eivät ole fiktiota.  

Kaikki tietävät, että muutos on tarpeellinen. Jos emme jatkuvasti kehittäisi, kokeilisi ja muuttaisi, niin veistelisimme vieläkin keihäänkärkiä iltanuotiolla. Uskon, että monien esi-isiemmekin mielestä asiat olivat hyvin juuri niin kuin olivat, aivan kuten monien mielestä nyt on kaikki ihan hyvin, enää ei tarvitse mitään muuttaa. Mutta niin vain siellä kivikaudellakin oli joku hyypiö, joka halusi tehdä asioita eri tavoin.

No nyt sitten, miten esimiehenä kannattaa toimia, kun muutosta viedään eteenpäin. Siihenkin on vaikka minkälaisia opuksia ja kursseja, mutta fakta on se, että et hitossakaan koskaan tiedä, miten se missäkin kohtaa tehdään. Olen pitänyt muutospalavereita useita. Karkeasti voin sanoa, että niiden anti jakaantuu seuraavanlaisesti:

  • Uudistuksen vastaanotto nro 1: “ Ei taas, ei tuu mitään”
  • Uudistuksen vastaanotto nro 2 “Aha, ok”
  • Uudistuksen vastaanotto nro 3 “Selvä, mistä aloitetaan?”

Riippuu siis täysin persoonallisuuksista, miten ideat niellään ja esimiehenä tämä on osattava ottaa etukäteen huomioon. Eli tunne henkilöstösi!

Sanotaan, että jakamalla tehtäviä saadaan henkilökunta mukaan, mutta aina se ei toimi, koska kaikki eivät halua vastuuta uusien toimintojen suunnittelusta. Käskyttämällä homma menee ihan penkin alle, sitä ei kannata edes ajatella, unohda samantien. Vaaditaan yksinkertaisesti aikaa, perusteluja, selvityksiä, yhdessä kokeiluja, vakuutteluja, keskusteluja ja sitä, että tunnet henkilöstösi. Taisin sen jo sanoa, mutta sitä ei voi korostaa liikaa. Tiedä persoonat, tunne vahvuudet ja heikkoudet, vain siten pääset eteenpäin.

Sitten mikä on yksi tärkeimmistä muistettavista asioista, kun pusket läpi vanhojen toimintojen. Muutoksessa tarvitaan aina niitä ärsyttäviä yrmäkkeitä, jotka seisovat kyynärvarret ristissä ja lausuvat niitä kuolemattomia lauseita kuten “Tota on jo kokeiltu, ei se silloinkaan onnistunut!”, “En suostu, en halua!” “Taas tätä, ihan vaan muutoksen vuoksi tehdään, ei mitään järkeä.” Voit olla helpottunut siitä tiedosta, että näitä henkilöitä sinun ei koskaan tarvitse etsiä, ne löytävät kyllä paikkansa pitämäsi tilaisuuden takarivistä, josta saa mielipiteet huudettua kaikkien kuultaviksi. Mutta he ovat tärkeitä, sillä vain muutoksen ilosta ei mitään kannatakaan tehdä. Minä teen sitä kyllä kotona. Saatan punnertaa sohvaa eri puolille huoneistoa vain todetakseni, että se oli parhaalla paikalla siellä, missä alunperin. Aikaa ja voimaa on mennyt ihan hukkaan, mutta ei se siellä kotona haittaa. Työssä kuitenkin muutokset tulee suunnitella hyvin ilman, että resursseja käytetään turhaan. Ja juuri nämä vastustajat saavat dialogia aikaiseksi ja löytämään perusteluja tarvittavalle muutokselle.

Koska se muutos on välttämätön ja esimiehenä saat niitä viedä eteenpäin ehkä useammin kuin toivotkaan, niin opettele sinä halaamaan sitä. Älä sinä missään nimessä ole se vastustava yrmäke, silloin henkilöstö on täysin hukassa. Halaa muutosta, konkretisoi tavoitteet ja lähde pohjantähteä kohti, niin porukka tulee kyllä perässä, koska kun katsoo sinua, niin näyttää siltä, että nyt tehdään hyvää juttua.

Nämä ohjeeni koskevat sitten sellaisia isompia muutoksia. Jos katsot, että kahvinkeitin on väärässä paikassa aiheuttaen turvallisuusriskiä, niin ota se kainaloon ja siirrä. Siitä ei tarvitse neuvotella ja palaveerata, se on ajan hukkaa.

Hyvää lukemista:

http://www.esimiehenopasmuutokseen.fi

Lähijohtaja, koko firman paskakaivo

Tuntuuko sinusta tältä?

Eräs lähijohtajasijainen sanoi minulle kerran: “juu, kyllä minä tämän määräaikaisen homman hoidan, mutta vakituiseksi en rupea, ei ole kiinnostusta olla koko firman paskakaivo.”

Hänellä oli lähijohtajan työstä muodostunut sellainen kuva, että siinä ei voi miellyttää ketään. Ylhäältä tuli vaatimuksia, joita tiimiläiset eivät nielleet ihan yhtenä palana ja kun uuden asian jalkauttaminen vei aikaa niin ylhäältä tuli heti noottia. Lisäksi ei voi kuulemma enää olla normaalisti työkavereiden kanssa. Aivot vaan sulaa.

No ei se mielikuva ihan tuulesta temmattu tainnut olla. Minulla itsellänikin oli usein olo, että uusia tavoitteita ja toimintamalleja toiminnan kehittämiseen tuli sellaisella vauhdilla, että en ollut edes itse ehtinyt edellistä sisäistämään, niin jo olisi pitänyt saada muutosta siihen aikaiseksi.

Ihan näin ylimääräisenä sivukommenttina: Käytän tekstissä sanaa lähijohtaja, opin sen kirjallisuudesta. Ennen puhuttiin lähiesimiehistä ja johtajista, pikkupomo-isopomo, näillä termeillä hienovaraisesti tehtiin selväksi, missä asemassa kukin organisaation hierarkiassa oli. Nykyään onneksi on menty siihen suuntaan, että titteleillä ei tarvitse tuoda itseään esille, vaan kaikki yhdessä hoidetaan toimintaa. Tähän perustuen jokainen, joka on esimiestyössä on johtaja, koko klaani johtaa toimintaa, johtajilla on vain erilaisia tehtäviä.

No takaisin aiheeseen. Lähijohtajalle on todella haastavaa toimia kahden kentän välillä, työ on melko yksinäistä ja siinä asemassa pätee mitä parhaiten vanha viidakon sanonta: kun toiselle kumarrat niin toiselle pyllistät. En sitten tiedä, miten ylös sitä pitää mennä, että tuosta tilanteesta pääsisi, en ole nähnyt sellaista pestiä, ei edes Amerikan presidentillä. Kaikkia ei voi mitenkään miellyttää, mutta lähijohtajan työssä ikävämpi puoli on se, että tiimiläiset ovat samalla myös lähimpiä työkavereita ja siinä ryhmässä kriisien syntyminen on ikävää.

Lähijohtajan työssä yhtenä haasteena on se, että siinä joutuu taiteilemaan eri ryhmien välillä, ryhmien toiminta ja myös arvot ja asenteet eroavat toisistaan ja sitten on vielä omiakin sellaisia jotain ajatuksia, kunhan vaan kerkeää ajattelemaan.

Mikään loistava vuorovaikuttaja ei suinkaan tarvitse olla, mutta pitää ymmärtää asetetut tavoitteet ja suuntaviivat ja johtaa sitten tiimiä oikeudenmukaisesti ja tasapuolisesti eteenpäin. Tämä saattaa olla erittäin vaikeaa näyttää ulkopuolelle, että toimii näin. Itse olin ainakin kerran jos toisenkin tilanteessa, jossa minun kerrottiin kohtelevan työntekijöitä epätasa-arvoisesti. Nämä olivat tilanteita, joissa

  1. en voinut kertoa muille syytä henkilön erityyliseen työtehtävään, koska minulla oli salassapitovelvollisuus, kyseessä saattoi olla mm. terveydelliset syyt
  2. työntekijä oli täysin kykenemätön suorittamaan tiettyjä tehtäviä, joita hän itse oli kovin halukas tekemään, mutta en niitä tehtäviä voinut hänelle ohjata
  3. annoin henkilölle palautetta, joka koski hänen toimintaansa, mutta hän olisi toivonut, että olisin kohdistanut palautteen koko tiimiin

No oli niitä varmaan muitakin, mutta nuo jääneet parhaiten mieleeni. Tässä en sitten mitenkään väitä, että olisin täydellisesti nämä tilanteet osannut hoitaa, mutta yritän sanoa sitä, että vaikka kuinka yrittää toimia oikein, se tosiaan saattaa silti näyttää toisenlaiselta.

Epäreilua työssä on, että se lähijohtajan työ ei ole kovinkaan näkyvää. Usein kuulee arvostelua, että mitä sekin siellä toimistossa tuhtaa. Siltähän se kyllä oikeasti näyttää, kun oikea hoitaja kiireessä yrittää pitää potilaista huolta ja suorittaa aliresursseilla käytännön hoitotyötä, niin voiko olla mitään ärsyttävämpää kuin yksi hoitaja, joka istuu tietokoneen ääressä koko päivän pyörittämässä papereita. Ei nähdä sitä, että siellä toimistossa yritetään kuumeisesti saada lisää resursseja hoitotyöhön ja lisäksi löytää aikaa ja mahdollisuuksia kaikkien uusien ylemmän johdon vaatimien projektiryhmien perustamisille ja kehittämiskokouksille.

Näin kun katselen täältä sivusta tänä päivänä, niin voin jo ääneen todeta, että puolet niistä vaadittavista työryhmistä ja kehittämisiltapäivistä olisi voinut jättää järjestämättä, sillä ne veivät enemmän kuin toivat, mutta eipä sitä siinä tilanteessa tietenkään tiennyt.

Mikä ihme ihmisiä tähän lähijohtajan tai minkään muunkaanlaisen johtajan tehtävään oikein sitten vetää?

  1. Mahdollisuus osallistua toiminnan kehittämiseen
  2. Monipuolinen työnkuva
  3. Suurempi verkosto ympärillä
  4. Vaikutusmahdollisuus
  5. Sosiaalisuus

On lähijohtajan tehtävässä siis paljon hyvääkin, kaikki listalla olevat löytyvät, siis jos tehtävään on halunnut. Minä itse ajauduin. Toivoin työhöni kaikkia noita yllä olevia kohtia, mutta ei sellaisia tehtäviä viisitoista vuotta sitten ollut tarjolla, ihan hölmöä, että joku terveydenhuollon ammattilainen olisi vain kehittämistehtäviä hoidellut, ennenkuulumatonta kerrassaan, lisämausteena tuli aina työnjohdolliset tehtävät ja toisella kädellä piti osallistua hoitotyöhön. Niinpä sitten menin mukana, jotta sain myös toivomaani haastetta ja asetin tavoitteeni tuohon tehtävään. Viime vuosina tilanne on kuitenkin muuttunut reippaanlaisesti ja on huomattu, että terveydenhuollonkin tulee vastata asiakkaiden kysyntään ja tarpeisiin, joten uusia työtehtäviä syntyy jatkuvasti.

Ehdotan, että pysäytät itsesi kerran oikein kunnolla, älä anna minkään häiritä ja mieti perusteellisesti, mihin haluat urallasi tähdätä.

Jos haluat olla lähijohtaja, keskity sen työn kehittämiseen ja omien vahvuuksiesi löytämiseen ja niiden hyödyntämiseen ja psyykkaa itsesi kestämään niitä tilanteita, että aina ei voi onnistua. Ole oma itsesi ja pidä kiinni arvoistasi ja ajatuksistasi. Jos taas haluat enemmän asiantuntijatehtäviä, lähde rohkeasti sille polulle, niitä alkaa olla jo auki siellä sun täällä. Se että lähijohtajan tehtävässä on henkilö, joka siihen ei välttämättä ole halunnut ja tuntee olonsa ahdistuneeksi, aiheuttaa työuupumusta ja pahimmassa tilanteessa masennusta. Henkilön asenne omaan työhönsä heijastuu väistämättä myös tiimiin, joka hänen tulisi innostaa, motivoida ja kannustaa eteenpäin. Jos johtaja istuu suljetun oven takana ja odottaa vain työpäivän loppumista ja toivoo selviävänsä päivä kerrallaan, voipi olla, ettei sitä tiimiäkään ihan kauheasti kiinnosta, porukka vaan hakee palkkansa tulemalla ovesta sisään sovittuina kellonaikoina.

Kannattaa lukea:

Reikko, Salonen & Uusitalo. Puun ja kuoren välissä. Lähijohtajuus sosiaali- ja terveysalalla. 2010, Turun AMK tutkimuksia.

Ahlroth, Havunen. Pomo puun ja kuoren välissä. 2015

P.S. Aika yksipuolisesti tuota lähijohtajan työtilannetta kuvataan, puun ja kuoren välistä se pomo löytyy monesta jukaisusta.