Pidä työntekijöistä huolta

Sanotaan, että kuka vain oppii johtajaksi. Minä sanon, että kuka vain voi olla johtaja, mutta kenen tahansa ei pitäisi olla, kaikki eivät opi. Vähän niin kuin äidit ja isät: moni voi olla, kaikki eivät halua olla ja joidenkin ei pitäisi olla.

Aikaisemminkin olen maininnut siitä, että monesti johtajaksi päätyy henkilö, joka siihen ei välttämättä ole halunnut. Usein, kun työnsä hoitaa hyvin, pääsee täydennyskoulutuksiin, jotta oppii tekemään hommansa vielä paremmin. Sitten kun taidot ovat karttuneet, niin urallaan pääsee eteenpäin ja pian saattaa olla tilanteessa, että onkin johtamassa ihmisiä, jotka tekevät sitä työtä, jota itse oli jokin aika sitten tekemässä. Joillekin hyvä, mutta monelle ei. Tilanne on täysin uusi ja saattaa olla myös ahdistava ja pahinta on se, että täydennyskoulutus loppui juuri siihen. Voin rehellisesti sanoa, että ihan hirveä paikka. Olet ollut porukassa, jonka kanssa viime kuussa kahvittelit ja arvostelit johtoryhmän älykääpiömäisiä päätöksiä eikä sinua kiinnostanut muiden tekemiset. Nyt äkisti sinun pitäisi antaa rakentavaa palautetta samassa porukassa olleelle henkilölle, joka voi omasta mielestään tulla töihin milloin haluaa. Kyllä siinä on tosi yksin ja eksyksissä.

Sitten on sellaisia henkilöitä, jotka omasta mielestään ovat taitavampia ja ainutlaatuisempia kuin muut ja erityisesti haluavat olla johtajia. Näillä henkilöillä johtajan ominaisuuksia on usein vain omasta mielestään. Valitettavan monessa organisaatiossa, varsinkin julkisissa, nämä henkilöt pääsevät eteenpäin, koska joko pitävät niin suurta ääntä itsestään tai, mikä on surullisempi vaihtoehto, ei ole valinnan varaa.

Oli miten oli, niin johtajan tulee ottaa huomioon se, että johtajana työskennellään niiden ihmisten hyväksi, jotka tekevät organisaatiossa työtä. Johtajalle asiakas ei ole tärkein, vaan työntekijä, joka huolehtii asiakkaasta. Kun työntekijä voi hyvin, hän pitää huolen siitä, että asiakas saa parasta palvelua. Olen ollut työpaikassa, jossa mitään virheitä ei sallittu eikä onnistumisia huomattu, itse hurrasin välillä itselleni. Pahinta oli toiminta silloin, kun joku teki virheen. Siitä huomautettiin työkavereiden, mutta mikä ikävintä, jopa asiakkaiden edessä. Motivaatio työskennellä tuossa organisaatiossa oli miinus miljoona enkä ikinä odottanut mitään niin paljon, kuin työvuoron päättymistä. Toivoin myös asiakkaiden ymmärtävän, että olisi muitakin saman palvelun tarjoajia, enkä kiellä, taisin siitä joskus vihjatakin.

Seuraavaksi aloitin työpaikassa, jossa minun esimieheni esimies saattoi soittaa minulle kesken päivän ja kysyä, onko minulla kaikki hyvin ja olenko saanut tarvittavat resurssit toiminnan pyörittämiseen. Ilmapiiri oli sellainen, että kukaan ei tehnyt virheitä, vaan homma ei sillä kertaa onnistunut, koko tiimi käsitteli asian; mitä oli tapahtunut ja sitten kokeiltiin uudestaan. Opin tuossa paikassa paljon.

Organisaatiossa tuli kuitenkin henkilöstömuutoksia ja se alkoi muistuttaa edellistä paikkaani, joten lähdin pois.

 

 

Johtajan yksi tärkeimmistä ominaisuuksista on empaattisuus. Tämä ei tarkoita sitä, että pitää purskahtaa itkuun aina kun kuule uutisissa Afrikan nälänhädästä. Empatia on sitä, että ymmärtää ihmisten olevan erilaisia ja että tilanteisiin vaikuttavat myös eri taustatekijät. Esimerkiksi et ole huomioinut kaikkia resursseja ja vaikka pari vastaanottohuonetta on jäänyt ilman työntekijää. Esimiehesi tulee ovenkarmit kaulassa huoneeseesi, huutaen, että kyllä pitää ymmärtää laskea kapasiteetti ja niin päin pois. Kertoo vielä muutaman muunkin esimerkin, missä olet epäonnistunut ja katsoo vielä aiheelliseksi ilmoittaa, että olet sosiaalisesti lahjaton paska. Ei kauheasti motivoi tehdä työtänsä paremmin.

Empaattisena johtajana toteaisit asian ja kysyisit: “Mistä tämä johtuu, onko sinulla kaikki hyvin?” Koska et voi tietää, mitä on taustalla. Sanotaan, että töissä ollaan töissä ja henkilökohtaiset asiat eivät saa vaikuttaa. Tämä on toisaalta totta, mutta käytännössä aika vaikeaa. Muista, että voi jopa helpottaa työntekijän oloa jo pelkkä kysyminen, vaikka hän ei haluaisikaan asiasta puhua ja työn suorittaminen sujuu jo paljon paremmin. Olit kiinnostunut hänestä.

Mieti tilannetta myös ihan toisessa tilanteessa: Kaupan kassalla nainen alkaa huutaa sinulle, kun et ole laittanut seuraava asiakas -palikkaa ostostesi jälkeen, koska se on yksi tärkeimmistä hyvän käytöksen toimintamalleista, mitä meille suomalaisille on opetettu ja sitä ei kenenkään tulisi unohtaa. Ehkä tällä huutajalla on avioero meneillään, huoltajuuskiistaa tai valtava velkataakka, jolloin energiaa toimia korrektisti ei enää riitä. Toinen vaihtoehto on, että hän on kusipää. Mutta asia on niin, että sinähän et tiedä kummasta on kyse. Toimi ymmärtävästi oli tilanne mikä oli. Eli älä huuda takaisin, laita se palikka ja hymyile. Jos toisella on paha olo, hymy tuntuu hyvältä. Mutta jos toinen on paskiainen, niin väläyttämäsi hymy ärsyttää vielä enemmän ja siitä sitten sinäkin saat hyvän mielen.

Henkilöstöesimiehenä tai minkälaisena tahansa esimiehenä, muista seuraavat:

  1. Keskity työntekijöihin. Älä keskustele kenenkään kanssa samalla kännykkää vilkuillen tai pidä kehityskeskustelua kasvot tietokoneen ruudussa kiinni
  2. Mieti aina, että keskustelukumppanisi käyttäytymisen taustalla voi olla jotain muuta, miltä näyttää.
  3. Salli se, että työntekoon vaikuttaa aina välillä henkilön muukin elämä.
  4. Kysele ja keskustele, ole kiinnostunut ihmisistä. Ja ymmärrä, että uteliaisuus on eri asia.
  5. Ja ihan vapaasti voit tervehtiä ja kysellä kuulumisia niiltäkin työntekijöiltä, joita henkilöstöhallinnon tietojärjestelmässä ei ole määritelty juuri sinun alaisiksesi.

Pidetään huolta toisistamme ja käyttäydytään hyvin!

Muutoksen halinta

Ei, otsikossa ei ole kirjoitusvirhettä.

Minä olen sitä ärsyttävää ihmislajia, jonka mielestä asiat voi aina tehdä paremmin ja jopa eri tavalla. En pidä rutiineista suuressa määrin, kyllästyn. Esimerkiksi en kykene ymmärtämään kotielämässä sitä, että viikkosiivous pitää tehdä aina lauantaina aamupäivällä, miksei sitä tehdä silloin kun on sotkuista, ihan villisti vaikka torstaina? Tai töissä, miksi työtehtävä, johon kuuluu vaikka excel-taulukoiden täyttämistä, pitää tehdä tietyssä huoneessa, tietyn pöydän ääressä? Tai miksi terveyden edistämistä pitää veivata niiden samojen satujen tai esitysten avulla, jotka lasten vanhemmatkin ovat nähneet ja kuulleet? Siitä muuten muistankin tapauksen, kun itse kysyin, taisi olla vuonna 2002, että saanko tehdä uuden esityksen äitiysneuvolan tilaisuuteen, kun mielestäni diasarja vuodelta -81 oli jo vähän vanhentunut. Sain luvan. Työskentelin tuolloin uudistusmielisessä yksikössä, jossa ei pelätty muutosta, tosin se herätti kyllä vähän kummastusta.

Muutos voi tuntua myös kamalalta ja onhan niitä oikeasti kamalia muutoksia, mutta keskityn tässä nyt ihan normaaleihin toimintatapojen vaihteluihin.

Onhan se mukavampaa, kun tietää joka hetki, mitä tekee ja mitä tapahtuu. Rutiinit ja muuttumaton työympäristö tuovat turvaa. Jos jotain lähdetään tekemään eri tavalla, nousee heti pelko, että ehkä minua ei enää tarvitakaan. Ja sehän voi olla totta, kaikkiin työtehtäviin ei tarvita enää henkilökuntaa.

Siihen liittyvän pelon ja epävarmuuden minä ymmärrän. Mutta sitten, kun hermostutaan kahvinkeittimen paikan vaihdosta tai kun henkilökunnan pitää jatkossa istua taukonsa siihen suunnitellussa tilassa eikä arkistohuoneessa tai että joku siirsi jouluvaloja, niin ymmärrykseni ei riitä alkuunkaan. Edellä mainitut tapaukset eivät ole fiktiota.  

Kaikki tietävät, että muutos on tarpeellinen. Jos emme jatkuvasti kehittäisi, kokeilisi ja muuttaisi, niin veistelisimme vieläkin keihäänkärkiä iltanuotiolla. Uskon, että monien esi-isiemmekin mielestä asiat olivat hyvin juuri niin kuin olivat, aivan kuten monien mielestä nyt on kaikki ihan hyvin, enää ei tarvitse mitään muuttaa. Mutta niin vain siellä kivikaudellakin oli joku hyypiö, joka halusi tehdä asioita eri tavoin.

No nyt sitten, miten esimiehenä kannattaa toimia, kun muutosta viedään eteenpäin. Siihenkin on vaikka minkälaisia opuksia ja kursseja, mutta fakta on se, että et hitossakaan koskaan tiedä, miten se missäkin kohtaa tehdään. Olen pitänyt muutospalavereita useita. Karkeasti voin sanoa, että niiden anti jakaantuu seuraavanlaisesti:

  • Uudistuksen vastaanotto nro 1: “ Ei taas, ei tuu mitään”
  • Uudistuksen vastaanotto nro 2 “Aha, ok”
  • Uudistuksen vastaanotto nro 3 “Selvä, mistä aloitetaan?”

Riippuu siis täysin persoonallisuuksista, miten ideat niellään ja esimiehenä tämä on osattava ottaa etukäteen huomioon. Eli tunne henkilöstösi!

Sanotaan, että jakamalla tehtäviä saadaan henkilökunta mukaan, mutta aina se ei toimi, koska kaikki eivät halua vastuuta uusien toimintojen suunnittelusta. Käskyttämällä homma menee ihan penkin alle, sitä ei kannata edes ajatella, unohda samantien. Vaaditaan yksinkertaisesti aikaa, perusteluja, selvityksiä, yhdessä kokeiluja, vakuutteluja, keskusteluja ja sitä, että tunnet henkilöstösi. Taisin sen jo sanoa, mutta sitä ei voi korostaa liikaa. Tiedä persoonat, tunne vahvuudet ja heikkoudet, vain siten pääset eteenpäin.

Sitten mikä on yksi tärkeimmistä muistettavista asioista, kun pusket läpi vanhojen toimintojen. Muutoksessa tarvitaan aina niitä ärsyttäviä yrmäkkeitä, jotka seisovat kyynärvarret ristissä ja lausuvat niitä kuolemattomia lauseita kuten “Tota on jo kokeiltu, ei se silloinkaan onnistunut!”, “En suostu, en halua!” “Taas tätä, ihan vaan muutoksen vuoksi tehdään, ei mitään järkeä.” Voit olla helpottunut siitä tiedosta, että näitä henkilöitä sinun ei koskaan tarvitse etsiä, ne löytävät kyllä paikkansa pitämäsi tilaisuuden takarivistä, josta saa mielipiteet huudettua kaikkien kuultaviksi. Mutta he ovat tärkeitä, sillä vain muutoksen ilosta ei mitään kannatakaan tehdä. Minä teen sitä kyllä kotona. Saatan punnertaa sohvaa eri puolille huoneistoa vain todetakseni, että se oli parhaalla paikalla siellä, missä alunperin. Aikaa ja voimaa on mennyt ihan hukkaan, mutta ei se siellä kotona haittaa. Työssä kuitenkin muutokset tulee suunnitella hyvin ilman, että resursseja käytetään turhaan. Ja juuri nämä vastustajat saavat dialogia aikaiseksi ja löytämään perusteluja tarvittavalle muutokselle.

Koska se muutos on välttämätön ja esimiehenä saat niitä viedä eteenpäin ehkä useammin kuin toivotkaan, niin opettele sinä halaamaan sitä. Älä sinä missään nimessä ole se vastustava yrmäke, silloin henkilöstö on täysin hukassa. Halaa muutosta, konkretisoi tavoitteet ja lähde pohjantähteä kohti, niin porukka tulee kyllä perässä, koska kun katsoo sinua, niin näyttää siltä, että nyt tehdään hyvää juttua.

Nämä ohjeeni koskevat sitten sellaisia isompia muutoksia. Jos katsot, että kahvinkeitin on väärässä paikassa aiheuttaen turvallisuusriskiä, niin ota se kainaloon ja siirrä. Siitä ei tarvitse neuvotella ja palaveerata, se on ajan hukkaa.

Hyvää lukemista:

http://www.esimiehenopasmuutokseen.fi